Короткие почтовые имена. Часть 1.


 

Ситуация: вашему сотруднику должны отправить письмо и ему нужно сообщить свой служебный почтовый адрес (продиктовать по телефону).

Проблема: в каждой организации существует установленный порядок назначения почтовых имен, и эти имена, как правило, достаточно длинные и сложные для произношения.

Например, наиболее частое правило: первая буква имени, точка, фамилия, все буквы в транслитерации.

Помимо этого проблема в том, что нет единой стандартизованной таблицы транслитерации. Точнее она есть, только непригодна для всех случаев применения в программах (тот же мягкий знак в виде апострофа).

Вот попробуйте угадать какая почта у Ярослава Этейнич или у Натальи Комиссаржевской-Янукович – вариантов написания достаточно много, чтобы письмо никогда не дошло до адресата.

А если сотруднику приходится диктовать свой адрес раз десять на дню? А если это служба поддержки, маркетинг или секретариат?

И наконец самый апофиоз, когда кто-то из высших руководителей выбирает себе короткий адрес вроде “vovan" или “vasya”.

Вывод: есть ситуации, когда короткие имена нужны. Более того без них иногда не обойтись.

Классический подход к проблеме.

(Да, будет еще не классический!)

Вопрос 1: Кому создавать короткие имена: всем или только избранным?

Если сотрудников мало, пара десятков, то проще создать всем и не тратить время на запросы-согласования-утверждения впоследствии. Если число почтовых ящиков исчисляется сотнями и тысячами, то формальные процедуры большой организации уже работают и, скорее всего, можно выделить ту относительно небольшую часть сотрудников, которым короткое почтовое имя действительно необходимо.

Вопрос 2: создавать короткие имена по сотрудникам или целой группе (по отделам, рабочим группам и т.п.)?

Зависит от ситуации, но, скорее всего, даже небольшой компании будет нужно и то, и другое.

Вопрос 3: привязывать групповое имя (например, почтовый алиас отдела) к конкретному сотруднику или создавать группу рассылки, в которую включать сотрудников (и как в этом случае координировать обработку писем)?

Если обработку писем ведет только один сотрудник и его никто не замещает, либо замещает на время длительного отсутствия один человек, то работает первый вариант: привязка к конкретному сотруднику. На время замещения можно дать доступ к почтовому ящику сотрудника – делегировать доступ к почтовому ящику и дать разрешение на отправку писем от его имени или сделать временную привязку адреса к почтовому ящику заместителя. Если обработку писем ведет несколько человек, то есть два варианта: либо группа рассылки, либо общий почтовый ящик. Координацию обработки писем делать либо устно (сотрудники сидят рядом), либо через общий почтовый ящик, либо через общий список задач, либо через внешнюю систему документооборота.

Вопрос 4: Как выбирать короткое имя?

Либо его придумывает сам пользователь, либо короткое имя формируется по утвержденным правилам.

Решение в классическом подходе.

Вариант 1. Ничего не предпринимать (в смысле не назначать короткие адреса). Назначать обычные почтовые имена автоматически по утвержденной схеме и не обращать внимания на их сложность.

Вариант 1а. Как предыдущий вариант, но разрешить использовать общепринятые стандартные имена. Например, для отдела кадров kadry@domain.ru. Такой список надо составить и утвердить.

Вариант 2. Для рабочих групп, сотрудникам которых часто приходится сообщать свои контактные сведения, создавать произвольные короткие адреса придуманные пользователями. Проблема: конфликты имен, невозможно понять, кому принадлежит адрес и нужен ли он.

Вариант 3. Для рабочих групп, сотрудникам которых часто приходится сообщать свои контактные сведения, создавать короткие адреса по утвержденной схеме автоматически. Проблема конфликта решается, но по-прежнему семантика отсутствует, или нет?

Если сгенерировать имя почтового ящика функцией сходной с генерацией пароля, то семантики в имени точно не будет. Но можно формировать имя по определенной схеме. Например:

DnnMyyss@domain.ru, где

D – стандартный префикс означающий «подразделение»

nn – внутренний код подразделения

M – стандартный префикс означающий «почтовый ящик»

yy – номер почтового ящика в подразделении

ss – две случайные буквы латинского алфавита для защиты от перебора спамерами (исключаются проблемные для произношения и распознавания буквы, например, «О» — ноль?, w,j ,q и т.п.).

Получаем что-то вроде этого: D36M15TE@domain.ru

Почтовый адрес, сформированный по такой схеме, уже можно легко продиктовать и правильно записать. И автоматизировать создание такого адреса тоже вполне возможно.

Выглядит несколько непривычно и может даже диковато, но видеть адрес vovan@domain.ru на визитке генерального директора еще более дико, а бывает!

Реклама

комментария 2

  1. В крупных организациях, у каждого сотрудника есть пропуск с номером, как правило, этот номер также фигурирует в различных системах учета кадрового и бухгалтерского. Мы, например, добавили всем сотрудникам SMTP адрес с этим номером. (он есть кстати и в АД). В результате пользователь может продиктовать адрес типа 1546@firma.ru, ему придет письмо, а далее переписка пойдет с нормального адреса.

  2. Я решил подобную проблему иначе — использовал в качестве короткого адрес номер внутреннего или городского телефона сотрудника.
    Причём ратую именно за группы рассылки с короткими адресами, а не за прямое присвоение подобного адреса сотруднику. Сотрудник может и «переехать» в другое подразделение, а адрес должен быть сохранён за подразделением и за тем, кто «сядет» на его место.

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: